Et voilà. Vous sortez de réunion. La décision est prise ! Votre entreprise va se lancer dans la digitalisation de sa gestion des talents. Vous êtes Talents manager et votre boss vous demande de préparer un cahier des charges.
De retour à votre bureau, vous saisit l’angoisse de la page blanche ou plutôt de l’écran blanc. Comment procéder, par où commencer ?
Et bien partons d’abord d’un point fondamental, pourquoi préparer et rédiger un Cahier des Charges ?
Tout simplement pour définir le besoin afin de choisir la solution qui vous correspond.
C’est un bon début qui amène naturellement au 1er conseil clé :
Conseil 1 : Partez du besoin et pas de la solution.
Vous avez écumé les salons dédiés aux solutions digitales RH. Vous avez vos préférences : cette suite RH vue au stand B31 vous parait très bien conçue, les écrans sont très clairs et elle permet de gérer de multiples talent pools. Et cette autre suite là recommandée par une personne de votre réseau – que vous avez dûment sollicité- elle est parfaite pour faire le lien entre compétences et performance.
Ces informations sont précieuses pour repérer des prestataires à qui envoyer votre cahier des Charges, mais pas pour le rédiger. Et donc conseil n° 2.
Conseil 2 : Remettez en cause et décrivez vos modes de fonctionnement existants.
Pourquoi commencer par « remettre en cause »?
Pour deux raisons : tout d’abord, interroger ses pratiques, voir ce qui peut être abandonné ou amélioré est un premier pas vers un gain d’efficacité, sans même avoir investi dans un outil. Ensuite, comme aucune solution digitale ne répondra à 100% de vos besoins, c’est une bonne occasion de regarder quelles fonctionnalités vont être obligatoires et quelles fonctionnalités seront optionnelles.
Une fois cette remise en cause effectuée, vous devez décrire précisément, vos modes de fonctionnement en indiquant étapes, acteurs et données.
Et tout cela est impossible à réaliser seul(e) dans votre coin. Entourez-vous et donc,
Conseil 3 : Embarquez les utilisateurs finaux
Très en amont et obligatoirement dans cette phase de remise en cause et rédaction. Les utilisateurs finaux vont vous apporter leurs besoins et leurs contraintes (que vous ne connaissez pas forcément), un prisme différent. Ils vont sans doute grogner, remettre en cause vos certitudes mais vous aurez un cahier des charges qui correspondra réellement aux besoins du métier, de tout le métier…. Et un vrai gain de temps dans l’appropriation de la solution.
Si tout seul on va plus vite, ensemble on va plus loin !
Conseil 4 : Coopérez avec la DSI
Généralement la DSI a été impliquée lors de la décision amont d’aller vers la digitalisation RH. Ce sera votre partenaire quasi quotidien dans ce projet. Si vous ne devez en aucun cas leur laisser rédiger la partie fonctionnelle du CdC, qui concerne le métier, toute la partie technique est de leur ressort. Ils ont aussi une bonne vision sur la gestion des données, les interfaces à mettre en place entre systèmes (paye, gestion des accès…). Tous ces éléments techniques sont à inclure dans une grille d’analyse des réponses.
Vous l’avez compris, rédiger un Cahier des Charges demande de la préparation.
Le point positif ? Tout le temps que vous investissez en amont, sera gagné dans les phases de choix et de déploiement de la solution.
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